سازمان ها همواره با این چالش مواجه هستند که در صورت ترککار یک کارمند، چطور میتوانند تمام دسترسی های ایشان را یکباره غیر فعال کنند و یا فایلهایی که توسط ایشان ایجاد شده را به دیگری منتقل کنند.
از سوی دیگر محدود کردند دسترسی کارمندان به داده های محرمانه سازمان همواره چالشی است که راهکار مناسبی برای آن اندیشیده نمیشود، لذا با قرار دادن آن داده ها در یک سیستم و خرابی و یا سرقت آن سیستم باعث از دست رفتن و یا سرقت اطلاعات میشود.
بهازای سرویس های متنوع معمولا کاربری مختص خود باید ایجاد شود، اما اگر آن سرویس با Microsoft AD قابل همسان سازی باشد، میتوان از مدیریت کاربری متمرکز برای اتصال به سامانه استفاده نمود.
مدیریت کاربری و تعیین دسترسی، بهصورت متمرکز
بدون محدودیت در تعداد، میتوانید برای تمام همکاران داخل سازمان و حتی بعضی از مشتریان و یا تامین کنندگان خود کاربری درست کنید و دسترسی ایشان را به بخشی از سرویس ها و اطلاعات مهیا کنید تا بتوانید به صورت متمرکز اطلاعات ایشان را ثبت نمایید.
به سادگی در یک فرایند ساده و زمان چند دقیقه ای میتوان مشخصات کاربر را ثبت کنید و دسترسی های مد نظر را به ایشان اعطا کنید، سپس کاربر تازه استخدام شده میتواند از رایانه و سرویس های در اختیار استفاده کند. بدون اینکه روی رایانه ایشان تنظیم خاصی انجام دهید.
اشتراک گذاری فایل با تعیین دسترسیهای متنوع
با بهره گیری از مدیریت کاربری که در بخش قبل توضیح داده شد، شما میتوانید دسترسی های متنوع تعیین کنید و کافی است کاربری را در همان میزکار (مدیریت کاربری) به گروه کاری مد نظر اضافه نمایید. بدون هیچ تنظیم دیگری، همه پوشه های اشتراکی در اختیار آن کاربر قرار میگیرد بدون نیاز به تنظیم جدید در پوشه های اشتراکی.
تغییر رمز عبور و یا فراموشی رمز عبور
چالشی که بعضی اوقات وجود دارد این است که کاربران برای اینکه رمز عبور خود را فراموش نکنند، رمز ساده تنظیم میکنند و یا آن را در کاغذی و یا دفترچه ای مینویسند و کنار میزکار قرار میدهند. این روش مشکلات زیادی دارد و به راحتی میتوان رمز عبور کاربر را شناسایی کرد.
اما راهکار آن استفاده از یک سامانه برخط (قابل دسترس تو اینترنت) با قابلیت امنیت بالا است. کاربر رمز عبور پیچیده تعریف میکند و این رمز چند وقت یکبار هم منقضی میشود، اما هر وقت نیاز به تغییر آن داشت، میتواند علاوه بر رایانه محل کار، از طریق گوشی همراه رمز را تغییر بدهد و یا با زدن گزینه فراموشی رمز و احراز هویت، رمز خود را تغییر دهد، این پروسه ۲ الی ۳ دقیقه بیشتر طول نمیکشد و نیازی نیست به مسئول انفورماتیک مراجعه نمود.
مستند سازی تجهیزات و سرویس های سازمان
مدیریت اموال و دارایی های سازمان یکی از موضوعات چالشی است، اینکه بدانید که رایانه و یا مانیتور خاص در اختیار چه شخصی است.
شناخت سرویس های راهاندازی و نحوه اتصال به آنها، رمز های عبور و… نیز چالشی دیگر برای مدیریت ارشد سازمان است، زیرا ایشان باید بتوانند در زمان بحران از این اطلاعات استفاده کنند و در صورت نیاز مشکل بوجود آمده را برطرف کنند.
متاسفانه مستندسازی معمولا به درستی انجام نمیشود و باعث گرفتاری و سردرگمی در زمان بحران میشود و باید زمان زیادی صرف شود تا بتوان به اطلاعات مد نظر دسترسی پیدا کرد.
